Тэхнікі тайм-менеджменту як эфектыўны сродак барацьбы з хранафагамі

У папярэднім артыкуле мы разгледзелі, што такое тайм-менеджмент, для чаго ён патрэбны і што ляжыць у яго аснове. Дык вось, правёўшы рэвізію свайго часу і выявіўшы асноўныя паглынальнікі часу (хранафагі), неадкладна прыступайце да барацьбы з імі! Без гэтага дасягнуць поспеху немагчыма. А дапамогуць у барацьбе тэхнікі, якія актыўна ўжываюцца ў тайм-менеджменце.

Матрыца Эйзенхаўэра

Гэты просты і надзейны спосаб планавання распрацаваў 34-ы прэзідэнт ЗША Дуайт Дэвід Эйзенхаўэр.

Сутнасць матрыцы вельмі простая і складаецца ва ўменні з усёй плыні задач вылучыць самыя важныя, неадкладныя, і вырашыць, што рабіць з астатнімі.

Усё вельмі проста. Складаецца матрыца з чатырох квадратаў. У кожны з іх новыя і тыя, што патрабуюць рашэння, задачы заносяцца ў залежнасці ад тэрміновасці і прыярытэтнасці іх выканання.

У першы квадрат заносяцца самыя важныя і тэрміновыя справы. Напрыклад, важны праект, у якога завяршаецца тэрмін. Такія задачы патрабуюць імгненнага выканання і не церпяць адтэрміноўкі.

У другі квадрат трапляюць справы важныя, але нетэрміновыя. Гэта стратэгічнае планаванне, асобаснае развіццё і г.д. Хоць гэтыя задачы і не патрабуюць экстранага выканання, забываць пра іх не варта. Таму абавязкова ўсталюйце часовыя рамкі для іх рэалізацыі. І не забывайце пра кантроль!

Да трэцяга тыпу задач належаць неістотныя, але вельмі тэрміновыя справы. Да прыкладу, просьба калегі зрабіць вельмі хутка нешта, што не датычыцца вашых непасрэдных абавязкаў. Ад такіх спраў трэба максімальна карэктна адмаўляцца альбо перадаручаць іх.

І, нарэшце, чацвёрты квадрат - неістотныя і нетэрміновыя справы. Гэта, уласна, і ёсць тыя славутыя хранафагі, якія крадуць ваш час. Да іх належаць перакуры, бессэнсоўны сёрфінг у сацыяльных сетках, прагляд серыялаў, пустая балбатня па тэлефоне і г.д. Ад іх трэба максімальна пазбаўляцца, замяняючы чымсьці больш карысным.

Прынцып Парэта альбо прынцып 20/80

Вельмі простае, але дзейснае правіла, эмпірычным шляхам выведзенае сацыёлагам Вільфрэда Парэта, гучыць так: «20% намаганняў даюць 80% выніку, а астатнія 80% намаганняў - толькі 20% выніку». У дачыненні да тайм-менеджменту яно фармулюецца так: «20% задач (і выдаткаванага часу) даюць 80% вынікаў; 80% задач (і выдаткаванага часу) даюць 20% вынікаў». Таму ўсё, што вам застаецца, - сярод усіх задач вылучыць тыя 20%, якія дадуць максімальны вынік, і пачынаць з іх.

Дыяграма Ганта

Паколькі каля 80% паступаючай інфармацыі чалавек успрымае праз органы зроку, найбольш просты спосаб ацэнкі таймінга выканання пастаўленых задач - іх візуалізацыя ў графічнай форме.

Гэта значыць будуецца графік, дзе па восі абсцыс адкладаецца часавы інтэрвал, а па восі ардынат - спіс задач. Адпаведна пачатку і канца выканання задання на шкалу накладваецца часавы адрэзак.

Вартасці дыяграмы Ганта:

• візуалізацыя паслядоўнасці і працягласці выканання пастаўленых задач;
• з'яўляецца магчымасць аператыўнага параўнання планаваных і рэальных тэрмінаў і стадыі выканання задання;
• з дапамогай дыяграмы можна праводзіць дэталёвы аналіз рэальнага ходу выканання задач, так як на графіку адлюстроўваюцца ўсе нюансы іх рэалізацыі (прыпыненне выканання, вяртанне ў дапрацоўку і г.д.).

Getting Things Done (GTD) альбо «як даводзіць справы да канца»

Дадзеная тэхніка, прапанаваная Дэвідам Аленам, адносіцца, хутчэй, да метадаў павышэння асабістай эфектыўнасці. Ідэя яе ў тым, што чалавек павінен разгрузіць свой мозг, сваю свядомасць ад запамінання бягучых задач з дапамогай пераносу іх на знешні носьбіт (напрыклад, у штодзённік, планавальнік задач у тэлефоне). Выключэнне складаюць задачы, неабходныя для выканання некалькіх праектаў.

Такім чынам мозг, вызвалены ад запамінання лішняй інфармацыі, можа сканцэнтравацца непасрэдна на дасягненні загадзя сфармуляваных мэтаў.

Арганізацыя дакументаў па прынцыпе «43 папкі»

Тым жа Дэвідам Аленам была прапанавана сістэма арганізацыі і сістэматызацыі працоўных дакументаў, названая ім «43 папкі». Аўтар прапануе завесці 12 папак для кожнага месяца года. Да іх дадаткова 31 папку для кожнага дня месяца. Такая сістэматызацыя, на яго думку, дазволіць нагадваць пра бягучыя справы на дзень.

Магчыма, гэты метад арганізацыі працоўных дакументаў камусьці падасца дзіўным і грувасткім, ды і 43 папкі дзесьці трэба ўзяць, а потым яшчэ і размясціць ... Таму, інтэрпрэтуючы яго, можна прапанаваць усе дакументы, якія адносяцца да аднаго праекта, складаць у асобную папку. У гэтым выпадку яны не згубяцца і вам не прыйдзецца сутаргава ўспамінаць, куды і што вы паклалі. Нават калі дакумент адзін, не скнарнічайце, вылучыце для яго асобную папку, бо з часам да яго могуць далучыцца і іншыя.

Хранаметраж

Гэта ідэальны метад рэвізіі часу праз вымярэнне працягласці выкананых дзеянняў. З яго дапамогай можна лёгка выявіць хранафагі і зразумець, наколькі шмат каштоўнага часу яны крадуць. Усяго толькі неабходна на працягу дня запісваць, што вы робіце і колькі часу на гэта марнуеце.

Правіла шасці «П»

Абвяшчае: правільнае папярэдняе планаванне прадухіляе дрэнныя паказчыкі.

Прычым планаванне трэба ажыццяўляць на паперы. Калі вы нешта не запісалі, лічыце, што гэтага няма. З высокай доляй верагоднасці можна сцвярджаць, што ў мітусні паўсядзённых задач вы пра іх забудзеце. А складзены на паперы спіс задач стане для вас своеасаблівай дарожнай картай, якая не дазволіць збіцца з вызначанага шляху.

Адзначана, што папярэдняе складанне спісу задач павялічвае эфектыўнасць працы на 25%! Таму не залянуйцеся ўвечары, у канцы працоўнага дня скласці спіс спраў на заўтра. У гэтым выпадку вы сапраўды не будзеце з раніцы мучыцца пытаннем «Што рабіць?».

Вядома, ніхто не кажа, што гэта канчаткова і непарушна. Жыццё тым і цудоўнае, што ў ім здараецца шмат падзей. Незапланаваныя можна проста дадаць у спіс.

А выкрэсліванне выкананых задач прынясе пачуццё задавальнення і ўсведамленне маштабаў праведзенай працы.

Правіла 10/90

Вельмі сугучнае з папярэднім і гучыць так: 10% часу, выдаткаванага на планаванне да пачатку выканання задачы, зэканоміць 90% часу пры яе рашэнні.

І напрыканцы. Вывучыце сябе і свае біярытмы. Магчыма, зніжэнне асабістай эфектыўнасці звязана з тым, што вы плануеце выкананне важных задач на перыяды спаду сваёй актыўнасці? Паназірайце за сабой. Камусьці лягчэй працаваць з раніцы і ўвечары, а пасля абеду сіл няма наогул. Камусьці, наадварот, трэба час разгайдацца, і як раз на абед прыпадае пік актыўнасці. Плануйце свой дзень зыходзячы з асаблівасцей вашых біярытмаў, і вынік не прымусіць сябе чакаць.